| |
AKTA OSOBOWE PRACOWNIKÓW w programie FAKT
Union Chocolate. |
W związku z obawą o kary z powodu nieprowadzenia lub niewłaściwego prowadzenia akt osobowych pracownika i innej dokumentacji pracowniczej dochodzących w porywach do 30.000 zł, po przeczytaniu Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (publikacja: Dz. U. z 1996 r. nr 62, poz. 286, z 2002 r. nr 214, poz. 1812, z 2003 r. nr 230, poz. 2293 oraz z 2006 r. nr 125, poz. 869)
proponuję następujące rozwiązanie:
Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe:
Akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują:
1) w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie
2) w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika
3) w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia
Prowadzenie akt w FAKCIE widziałbym następująco:
W CZĘŚCI A mam tabele z następującymi kolumnami:
1) LP
2) Data wprowadzenia dokumentu
3) Opis dokumentu
4) Uwagi
5) Data kontrolna
W mojej karierze widziałem już ok. 120 dokumentów w tej części u jednego pracownika.
W pozycji pierwszej, części A, wprowadzam na stałe kwestionariusz osobowy, który zawsze powinien być na pozycji pierwszej i oznaczony w LP pod pozycją nr 1.
W pozycji nr 2 powinna widnieć pozycja STAŻ PRACY. Po naciśnięciu drugiej pozycji otwierać się powinna dodatkowa tabela w której znajdują się następujące kolumny:
1) LP
2) Data wprowadzenia świadectwa do akt
3) Data rozpoczęcia pracy
4) Data zakończenia pracy
5) Staż pracy w danym zakładzie
6) Nazwa zakładu pracy
7) Stanowisko
8) Uwagi
9) Data kontrolna
W tabeli tej powinien być wyliczany staż pracy dla poszczególnych pozycji zatrudnienia lata, miesiące, dni.
Staż pracy przed zatrudnieniem powinna być wprowadzona do:
INFORMACJE O PRACOWNIKU >> PRACOWNIK INFORMACJE POZOSTAŁE >>ROZLICZENIA URLOPÓW>>STAŻ PRACY PRZED ZATRUDNIENIEM.
Rekordową ilość świadectw pracy, z jaką się spotkałem, to 35 szt.
Pozycje w tabeli stażu pracy powinny być oznaczone np. 2B1, 2B2, 2B3, 2B4, itd. Aby odróżnić sposób numeracji w tej tabeli od numeracji w tabeli głównej CZĘŚĆ A.
Pozostałe pozycje w części A pozostają bez zmian, jak w pozycji pierwszej.
W CZĘŚCI B mam tabele z następującymi kolumnami:
1) LP
2) Data wprowadzenia dokumentu
3) Opis dokumentu
4) Uwagi
5) Data kontrolna
Tutaj spotkałem się z pracownikiem, który przez całą karierę pracowniczą w jednym zakładzie zgromadził ok. 150 dokumentów w CZĘŚĆI B
Istotną jest kolumna 4 DATA KONTROLNA w tym przypadku oraz w każdej innej części kolumna o tej nazwie, albowiem po wprowadzaniu niektórych dokumentów powinno się kontrolować czas przechowywania tych dokumentów w aktach osobowych.
W przypadku np. ukarania pracownika karą nagany dokument ten powinien po roku nienagannej pracy zostać usunięty z akt osobowych pracownika.
Po naciśnięciu przycisku np. przycisku SPRAWDŹ POPRAWNOŚĆ program FAKT powinien mi wyrzucić informację, że dokument w danej części jest do obrobienia, usunięcia.
Po usunięciu wpisu o dokumencie LP nie powinna się zmieniać, nawet jak usunę dokument.
Co do SPRAWDZENIU POPRAWNOŚCI, wg mnie, powinno się powinny się ukazywać uwagi z akt osobowych, jeśli data umieszczona w kolumnie DATA KONTROLNA jest odpowiednia.
W CZĘŚCI C mam tabele z następującymi kolumnami:
1) LP
2) Data wprowadzenia dokumentu
3) Opis dokumentu
4) Uwagi
5) Data kontrolna
Tutaj ilość dokumentów nie przekraczała zazwyczaj 30.
A po co to, i tak trzeba miec akta ponumerowane i poukładane w teczce cześciami, i tak trezba to praktycznie zrobić,
Chyba zbyt długie paszkwile piszę, bo nie doczytałaś, lub nie chciało Ci się doczytać, jakie funkcje mają spełniać akta osobowe prowadzone w formie elektronicznej.
Zwróć uwagę, że przynajmniej jedna funkcja kontrolna jest zrzucona na program.
Chodzi tutaj o możliwość poinformowania pracodawcy, że powinien usunąć z akt osobowych naganę.
Druga funkcja, to dokładne wyliczenie stażu pracy przed zatrudnieniem w danym przedsiębiorstwie.
Funkcja kontrolna daty zawarta w aktach osobowych daje większe mozliwości kontroli zdarzeń u pracowników.
Ja oczywiście rozumiem ludzi, którzy mają jedno przedsiębiorstwo i dwóch ludzi zatrudnionych. W takim przypadku mozna pamiętać nawet nr buta pracownika ale troszeczkę gorzej jest, jak ma się do czynienia z kilkudziesięcioma przedsiębiorstwami zatrudniającymi po 30-40 pracowników i fluktuacji kadr sięgającej w porywach 70 % w skali trzech miesięcy.
Daje to po pierwsze ponad tysiąc pracowników mieszających się w tyglu pracowniczym.
Dla mnie w takim przypadku kazda funkcja pomocnicza jest pomocna.
A w sumie, to funkcja ta moze byc opcjonalna mimo, że mikroprzedsiebiorcy też mają prowadzić akta.
Nie ma nigdzie zakazu prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej.
Jęśli więc dokumenty ponumerujesz zgodnie z elektronicznym wykazem, to wszystko bedzie w porządku.
Czy nie za długie wyjaśnienie?
pozdrawiam
kapital777
ps. a to tylko niektóre udogodnienia, jakie daje elektroniczne prowadzenie akt osobowych.
zanotowane.pldoc.pisz.plpdf.pisz.plfisis2.htw.pl
|
|
